留学小白科普!给教授写邮件怎么避免拉低好感?
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石翠玲

留学小白科普!给教授写邮件怎么避免拉低好感?

2019-09-09...

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​出国读书,永远绕不开的一件事就是“给教授写邮件”,不管大事小事简单事麻烦事,只要需要和教授沟通的,统统都需要先写邮件,哪怕你想约面谈,也要先写邮件约呀!

那么,给教授的邮件该怎么写呢!今天老师手把手教你,如何入门,给教授写一封得体的邮件!


废话不多说,我们直接开始模拟这个过程,今天我们设置一个日常主题,准备写一封邮件给教授交作业,顺便问问教授期中考试是什么时候,有什么学习规划建议!

重要Tips:

如果教学大纲里没有提到过期中考时间的话,问这个没有啥问题,但是如果教学大纲里有相关信息,那这就是个愚蠢的问题,千万不要问!

我们给教授的每一封邮件都要确保不做“伸手党”,能自己查到或者思考出来的问题,就要自给自足!

1

邮件主题

邮件主题是要最先确定的,小狐狸有时候也很头疼不知道该怎么处理,后来看的邮件多了,发现外国人喜欢的邮件主题重点在于一定要简单明了直切核心,在15个单词以下说明白你是要干嘛。

比如说我们今天想写的这封邮件,主题就可以叫

“WeekX Homework &

Questions about Mid-term Exam”

加标点8个词搞定,确保一行可以显示出来。

有同学可能觉得主题要先打个招呼,小狐狸这里告诉你可千万别!很多垃圾广告邮件都是“Hi this is XXX …”作为主题的,教授可能一晃眼看都不看直接删了…

2

邮件开头称呼

和在国内写信一样,邮件第一行肯定是称呼,这个原则其实很简单—教授喜欢就好

一般来说,有两种情况:

教授比较喜欢严肃正式的称呼

这种情况下我们一定要写“Dear Professor + 教授的姓”,比如


“Dear Professor Jefferson”

如果教授的头衔不是Professor,而是Dr. 啦,Dean啦啥的,就要相应把Professor替换一下。头衔可以在学校官网查,如果实在不确定,在写第一封邮件时我们可以选择用“Ms. /Mr. Jefferson” ,然后看教授回复的落款是啥头衔,接下来写的邮件就用什么头衔就好啦!

教授比较有亲和力

这种情况下,一般你写过第一封很正式称呼的邮件后,教授可能会回复你说以后叫他XXX就行了,那么你以后写就可以直接“Dear XXX”或者“Hi XXX”,轻松愉快。

不过第一封邮件千万不要贸然直接用教授的名哟,不管怎么样,我们都先假定没有接触过的教授是喜欢严肃正式风格的,这样比较保险。

3

邮件正文

接下来就到真正要说事情的邮件正文了!

小狐狸的个人建议是,不管你要说的事情有多么麻烦,正文都不要超过三段!

第一段

打招呼问好自我介绍,然后直切主题告诉教授今天你写邮件的目的。作为学生的我们,语法不用太复杂,写的随和礼貌客气就好!比如今天我们要写的就可以先打招呼说

“Good morning”


然后自我介绍

“My name is XXX and I am from XXX class”

接下来直切主题说

“I am writing to hand in my week X homework and I have some questions about our Mid-term exam ”

第二段

详细介绍你想做的事情,想问的问题,不管是背景也好,理由也好,解释也好,任何你想仔细说说的细节都放在第二段。比如今天我们除了交作业,还要问期中考什么时候以及有什么学习建议,那么我们就可以说

“May I know when will we have our Mid-term exam?


And if possible, could I have some advice from you about the exam preparation?”

切记多用礼貌的问句,提出任何请求的时候都决不能用“I want”,一定要用 “May I” “Could I” “Would it be possible” “I was wondering if” 这种超温柔的语气!

最后一段

用来客气,表达感谢啦,提醒邮件有附件啦,不好意思占了教授时间啦,表达如果教授需要,自己可以提供更多信息啦,还有如果是比较麻烦的请求可以给个台阶说知道教授忙,没空也没关系什么的。今天我们没啥太复杂的要感谢,简单结尾先说

“Please find the attached file for my homework”

然后说

“Looking forward to hearing from you”

“Thank you very much”

就行啦!

另外,交作业的时候要谨记,不要自作聪明的多写些什么“upon your request, this is my homework”啥的,这是很没礼貌的!学习是自己的事,这样说教授会觉得“你爱交不交”…

三段的长度已经足够长了!小狐狸相信同学们都很了解“太长不看”是种很正常的心态!

4

邮件落款

落款相对来说就很简单了,小狐狸直接给建议,你们可以选择用:

Best Regards, Regards,

Sincerely, Thanks

然后加上中文名(英文名)中文姓

比如:

Regards,

Jiayin Shao 

小狐狸这里给你介绍的都是最最基本的表达方式,给同学们一个不会出错的开头,但是写邮件是门学问,平时多观察别人的邮件,不断的积累会对邮件语句的多样性有质的提高哦!

5

其他小Tips

最后附上一些写邮件小Tips

细节决定成败!

01

教授们都很忙的,邮件如果秒回那肯定是超nice,但是如果没有秒回,千万不要接二连三发着催哟!耐心等几天,比如5天之后还没回音就再礼貌追加询问一下,但不要鲁莽的直接问“你收到我上封邮件了吗”,要委婉的提起“您最近好嘛,在上周的邮件里提到的问题我还是很希望得到您的建议”之类的。

02

每一封邮件发出去都要多检查几遍!语法错误和拼写错误实在是太减印象分啦。

03

写邮件切记不要带太多个人情绪,礼貌友好可以有,但不能过分殷勤,遗憾可以有,但不能有失望和抱怨。

04

提问前先思考这个问题自己能不能得到答案,不要做“伸手党”,教授都喜欢聪明勤奋的学生!

05

如果得到了教授的邮件回复,或者是教授发了什么材料给你,最好都要写个简单的邮件表达“谢谢”,很多同学可能觉得没必要,但是其实这是一种很好的和教授逐步建立关系的方式哟!

06

简洁!简洁!简洁!太长真的没人看!但是尽量不要用缩写哦。

07

联系教授一定要用学校邮箱而不是私人邮箱哦!

好记性不如烂笔头,赶紧开始骚扰教授吧!


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