01用合适的邮箱地址
不要用昵称,或者开玩笑的邮箱地址,如果你的邮箱地址不正式,没有人会仔细看你的邮件!最好用自己的英文名,加一些连字符,符号等等。
如果你想联系你的老师,最好用学校的邮箱,不要用私人邮箱。教授可能不会打开一封私人邮箱发来的邮件。
02主题突出
内容不要太多,只需要强调重点就可以了,最好是能让收件人一眼就注意到,或者容易记住的那种;收件人可能一天会收到很多邮件,主题越突出,越具体,也就越容易被注意到。
主题栏要紧扣主题。在主题栏只需要对这封邮件有一个简要的解释,千万不要包含一些要求,比如说“紧急请求——请立即回复",否则你的邮件可能会直接被放进垃圾箱。
03注意称呼
称呼收件人的名字,或者用这个人的头衔( Mr . Mrs . Ms . or Dr )加上姓氏也可以,后面加逗号或冒号;一般以 Dear .开头( Hello 也可以接受),用姓氏称呼更正式。如果你不知道或不确定收件人的姓名(最好查清楚),可以用" Dear Sir / Maam "代替◇
04必要时请在第一段介绍自己
正文开口,首先说明一下,你是谁,你写信的目的,你如何找到邮箱地址,例如:
My name is Earl Rivers . I ＇ m contacting you to apply for the aministrative assistant position liste on CareerXYZ . com .
My name is Arlene Rivers . I am writing about the traffic citation I receive on December 31,2018.I obtaine your Email aress from the Westchester County Clerk website .
05写正文
写正文时,不要有太多废话;邮件最好不要超过5段,每段最好不要超过5句;每行之前可以加个分隔线,不用开头缩进。
国外的文化和宗教略有不同。建议不要在邮件正文谈论宗教话题或者政治观点,因为你永远不知道这些是否会冒犯你的教授。
06结束语
这个取决于你和收件人的关系,像是:
Yours sincerely ,/ Yours corially ,/ Respectfully ,/ Best ,/ Your stuent ..
每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以" Best Wishes 或 Kin Regars ＂来结尾。然后签上你的全名,而不是什么昵称。
07签名
如果你有职业名称,也要包含在你的名字中,或者把公司名称/网站附上,如果没职业名称,也可以把你自己的网站/博客附上,如果是求职类型的,就附上工作相关的就可以了。
08 检查内容
写完,再检查一遍,重要信息都正确,并且没有遗漏。切记邮件是有永久性的。一旦发出就收不回来了。所以大家在写邮件的时候一定仔细检查措辞和内容,避免导师收到你的错误信息。如果你的邮箱不提供语法拼写检查,把内容复制到 wor 里面检查一遍,以免有低级错误。
