给海外教授发邮件的正确方法你知道吗?
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给海外教授发邮件的正确方法你知道吗?

2020-10-09...

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邮件不要都用大写字母来写

新的开学季开始,很多同学们疫情期间在家上网课,或者隔离中上网课。难免会遇到学术上的问题需要请教老师。但是在国外找教授或者老师,是不能像在国内一样微信电话联系老师的哦,即使去办公司找老师也要在规定预约时间内。在国外学校发邮件就成了与老师联系最重要的社交方式。以下给同学们说一下给老师发邮件有哪些需要注意的地


1、一定要切记!邮件是永久性的。一旦你把它发出去了,就不可能再收回来了。所以这里要提醒大家,在邮件发出前一定要仔细检查!

2、邮件要发到你被告知的邮箱里。检查,再检查,看“to(发送到)”那一栏的邮箱地址是不是正确。温馨提醒:发送完以后,再到“sent(已发送)”里面看一看,是不是发送正确。

3、教授可能没有使用大学的邮箱系统,所以要确保邮件发送到他们真正在用的邮箱地址,而不是大学通讯录上的邮箱地址(可以看一下他们的个人摘要或者布置作业时的通知来确认这一点)。

4、教授可能不会打开一封发自你个人邮箱的邮件。他们更喜欢打开那些邮箱地址看起来比较正式的学校邮箱邮件,就像“you@thexxxyuniversitye-mailsystem.eu”。也就是说如果你想联系你的老师,最好用学校的邮箱,不要用私人邮箱。

一般在自己的学校注册过之后,都会有一个学校域名的邮箱地址,请务必每天查看邮件。在这里,教授导师联系你都会先发邮件哦。如果你刚刚到英国的时候,没有每天检查邮件的习惯。但如果过了一周打开学校的邮箱,就有一堆未读邮件,其中有可能就有重要通知!

5、主题栏要紧扣主题。你可以在主题栏填写邮件内容的简要解释,千万不要包含某些要求,比如说“重要!!! 紧急请求!!!请立即回复!!!”等,否则你的邮件可能会直接进垃圾箱。

看到这种主题名字,多半以为是垃圾邮件。在填写邮件主题时,尽量不要使用特殊符号,或者用什么“紧急情况、急急急、在线等”之类的语气。取常规一点的名字,虽然不出彩,也绝不会引人反感,例如:请假的“absence on wenesay”,找学校退钱的“about refun”,关于考试的问题“question about final examination”等等。

6、称呼很重要。最安全的开头方式是用“ear professor xx”。这样的话你就不用再考虑这个教授是否取得了博士学位,当你称呼你的女教授“ms”或者“mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。

7、清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25至30封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你的问题表述得很详尽或者是从多层面展开,最好约在教授的办公时间面谈,这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

中国学生可能受母语的影响,有时候说话绕的圈子比较大。在这里建议大家对于哪方面的知识有问题时,直截了当问这一方面的问题就行了,千万不要从头开始说:“星期天的时候,我在宿舍里没有事情,就去图书馆预习下周的功课,然后借了一本书,在看书的时候,发现了一个问题,这个问题和教授你之前在课堂上讲的貌似有点冲突,所以我想问一问教授您……” 这样问问题的话,不仅浪费自己的时间,也是在浪费教授的时间。

8、必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授给了你相关问题的解答或者发送给你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了,并感谢教授的答疑。这样,下次在课堂上看到你的时候,他们会觉得你是个不错的学生。

9、邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其它强烈感情的方式。一定不要因为想凸显出“这份邮件很重要”而全文使用大写,这是不礼貌的哦。

10、没有人真的喜欢表情符号和微笑符。请相信这一点。大家写邮件的对象是教授导师,主宰你论文成绩的人,还是要以严肃谨慎的态度对待每一封邮件的。

11、邮箱不是facebook。你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。

重点提醒:千万不要和你的教授开玩笑,无论多好笑都不可以。除非你和教授导师的关系已经很好了,比如经常下课后去酒吧小酌两杯,不然尽量避免开玩笑,因为世界各国人民笑点略不同,要是教授把你的玩笑当真就悲剧了。

12、这不是写微信消息…… 所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式。

13、没有教授想听你评价他们的课堂表现,所以把你的意见留到期末评价中,那个时候你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法,而且是匿名的。如果大家实在觉得对其中一门课程很苦闷,比如听不太懂或者毫无头绪,可以找自己的个人导师谈一谈,很多校园里都有国际留学生部门,也可以找他们寻求帮助!


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