申请过程中如何向学校发一封有效的邮件
首页 > 顾问主页 > 申请过程中如何向学校发一封有效的邮件

陈雪寒

申请过程中如何向学校发一封有效的邮件

2020-08-28...

阅读:1892 收藏:0 评论:0 点赞:0

3秒免费留学费用评估

提前算一算,出国留学要花多少钱?

获取验证码

开始计算

邮件向学校询问或者确认一些信息如何发送才能得到有效回复?

在申请美国院校的过程中,我们往往会需要通过邮件向学校询问或者确认一些信息。但是很多同学发现自己发给学校的邮件常常石沉大海,杳无音讯。那如何才能发送一封有效的邮件,一起来看看。

 


明确询问内容,确定正确的询问对象

学校内部其实也是一个庞大而复杂的运营系统,部门众多,各司其职。如果你的询问邮件发给不在管辖范围内的部门,基本上你就收不到任何有效的回复。例如询问i-20申请的处理进度,如果只是把邮件发给epartment irector﹙学院负责人﹚邮箱,大概率这封邮件得不到有效回复。因为处理i-20申请的是international stuent service office(国际学生服务中心),epartment irector基本上只处理系里专业相关事宜。


对于一些常规性的问题,例如有关申请费,申请截止日期等等,这些问题是完全可以在学校官网相关页面找到答案。官网上的信息能让你更快找到想要的答案。毕竟我们写一封邮件给学校,人家并不是当下马上就会回复你。(毕竟受到时差,处理效率等影响)对于学校官网已经明确写清楚的信息,如果你通过邮件去询问,也很有可能得不到任何答复或者很久后得到的回复就是一个链接,让你自己去链接找寻答案。通常学校的官网都会有faq页面,学校会在该页面针对常规性问题作出解答。



清晰直接的主题

如果我们的问题在学校官网上找不到满意的答案,在确定了询问内容和正确的收件人后,写一个醒目的邮件标题也能帮我们提高邮件被回复的几率。清晰直接的主题是通过subject主题栏准确概括邮件内容。忌讳主题栏是空的。


称谓得当

一个恰当称谓将让你事半功倍。如果是第一次联系amission office,并不知道处理邮件人的性别,我们可以用ear amission officer/ear sir or maam. 避免在第一次写邮件的时候就直接使用hi,这样的开头可能显得过于随意。如果是博士申请者,我们在给教授第一次写邮件的时候,可以用ear professor xxx. 除了需要注意选用恰当的称谓,在写完正文后,结尾敬语不能草草了事。



内容言简意赅

每个行业都有自己的行话,写邮件时要确定收件人能看懂你表达的内容,也尽量不用华丽的辞藻做过多的堆砌,西方人习惯使用朴实的语言进行高效的沟通。


正文部分可以适当加入礼貌性的寒暄,例如greetings/hope you are oing well/hope this email fins you well/hope all is well. 寒暄后,首先就是表明你的身份。你的姓名必须要有。如果是第一次邮件询问,还可以表明自己是来自中国的申请者(因为有些学校对中国申请者有额外的申请要求)。如果是在录取后针对某些录取后的问题进行邮件询问,在写清楚自己姓名的同时也必须写上stuent i/application i, 以及自己被录取的项目名称﹙例如 ms in computer science和入学日期(例如2020 fall)。这样也是方便收件人更有针对性的回答你的问题。想要询问的问题最好一次性在邮件正文写清楚,这样一来,学校回复的邮件可以解答你多个问题,效率更高。

 

如果您喜欢我的文章,可以关注我或对我的文章进行点赞、评论、收藏。

如果此文章对您有所帮助,是对我们最大的鼓励。对此文章以及任何留学相关问题有什么疑问可以点击下侧咨询栏询问专业的留学顾问,愿金吉列留学成为您首选咨询服务机构。
分享到
去主页浏览TA的更多精彩内容 >>
上一篇文章: 教你全面了解自己的目标专业
下一篇文章: 院校申请 | 专业与学校如何抉择?
相关推荐
免费领取留学手册
获取验证码
我已阅读并同意《隐私保护协议》
申请领取
温馨提示
我已阅读并同意《隐私保护协议》
确定
温馨提示
确定