申请过程中，除了硬件条件，在软件因素中，申请文书对出国留学起到很关键的作用，也正是通过文书，来实现申请者这样一个鲜活的个体，跃然于纸上，把自己介绍给对方，既要在文书中表现出自己的闪光点，也要避免浮夸，以及一些不该出现的内容，应避免出现的内容有：
一、中国化、感性化，情绪化，故事化
由于中国思维的模式，人用抒情方式来描写自己，文中会充斥着过多的感性描写，理性的思维太少。有人特别爱描述困难的经验，其实这很冒险，除非这个困难对你有重大影响，阐明你到底战胜了什么、学到了什么。但还是要谨记，即使选择这么写，也不要过分描述整个困难的细节和经过。不要用做作、夸大的方式来争取好 感，因为这很可能引起招生官的反感。还有一些学生喜欢过度谈论个人如何与心理方面的疾病进行抗争，如忧郁症、厌食症、多动症等，这些其实很难把握的，因此最好不要提及。
二、难以兼顾个性化和大众化的度
一方面是奇怪的创意写作，“个性化”歪曲，留学申请文书要展现特殊的写作技巧，为了脱颖而出，他们选择把奇思妙想写进文章，或写得诗情画意，或采用新颖的文体来写，或在文书的开头搞特殊，或使用第三人称来写，或在文中大量运用对话式写法……以期用另类来吸引眼球。经验证明，这些都是不妥当的，不但无法为自己的申请加分，而且很有可能犯了 招生官的大忌，严重影响自己的申请结果。同时，又容易大众化，陈词滥调，展示不出自己的特点，因为中国的教育模式本来就单一，你以为自己艺术、体育、学习各方面都很优秀，但写出来仍避免不了大众化、千篇一律。
好的表达方法能在一定程度上弥补这种不足。同一件事、同一个成长历程，从不同的角度看可能会产生不同的效果。“横看成岭侧成峰”，跳出事件的本身，反而更加容易看出这件事情深层次的 意义。学校要了解的正是你和你的个性，而不是某个事件或经历，所以千万不要用整篇文章来讨论自己的成就。
三、抄袭化，标准化，认为罗列奖项就是好
受网络或书籍的影响，学生的留学申请文书呈现出了抄袭化、标准化的特征。其实，词语和风格要体现出自己的味道，不要从书上、网络上抄袭借用太标准的句子、词汇，也不要抄袭成功申请者的词句或是特殊的想法，这样才可以避免在招生官审核时有似曾相识的感觉，并由此认定你是抄袭，从而造成无法弥补的后果。 甚至，罗列奖项，吹嘘自己，从中国人的角度出发，认为“有奖就是才”，于是很多学生习惯在申请文书中罗列奖项，大奖小奖全不放过。看似成就一大堆，却易给人造成一种虚假浮夸的印象。事实上，中国的各种竞赛实在太多，中国申请者中得奖的人多如牛毛，国外大学又不了解中国的各种比赛的权威性，况且学校多已表明，审核的标准不是以得奖的多少来定论。所以，没有必要在留学申请文书中对所有奖项进行机械的罗列。
四、字体，格式，英文语法
首先，写留学申请文书不要用奇特的字体。成文后，最好请母语是英文、且具有高等教育学历背景的人帮你把关语法和结构，给审核者阅读时以方便，并留下一个好的印象。
其次，在行文上，尽量避免迂回曲折，铺垫过多。受国内一些负面文化习惯的影响，学生写文章喜欢先铺垫一番，再逐步揭开自己的面纱。然而，这对于外国人来说太啰嗦了，他们很难有耐心看完。铺垫太多反而对表达自己不利。把模糊的东西具体化，可以提高你的清晰度。
