一般而言，每位申请人需要2-3封推荐信，即2封学术推荐信或者2封学术推荐信+1封实习推荐信。有些院校也允许申请人提供更多的推荐信，这个就要具体衡量申请人情况以及所申请的项目情况，具体问题具体分析。
【格式】
推荐信的写作格式可参考英文信件的书写格式，收信人称呼、落款谦称、推荐人背景信息、被推荐人姓名，这些信息是必要的，也可附上日期信息。其中推荐人背景信息须包含职务（如有）、职称、电话、邮箱，邮寄地址信息也可在落款部分注明。此外，有些推荐人学历背景很好，有取得一些职业资格，这些都可以写明。
推荐信的篇幅不宜过长，建议控制在一页纸以内，大概300-400字左右，字体统一并对齐，保证整体美观大方。被推荐人的姓名务必写全写准确，由于推荐信需要用抬头纸打印，有些机构抬头纸页眉页脚占据空间较大，所以学生在打印的时候也要注意及时调整行距或字号以确保推荐信打印在一张纸内。
【要素】
不同国家以及学术项目对于推荐信的要求会略有不同，但有些问题是基本都会被涵盖的，比如：推荐人与申请人的关系；推荐人是在什么情况下认识的申请人，认识了多久；申请人给推荐人的印象。像前两个问题，也可以合在一起陈述，比如在某学期的某门课上以教授的身份认识了申请人，或是暑期实习部门领导这样。这部分可以考虑放在首段，言简意赅让招生官对推荐信有一个定位。而印象方面，可以考虑先总述再一一详解，也可以考虑一点一点依次展开。除了优势的肯定，也可适当写一些建议，更显中肯。
【核心】
对于申请人优秀个人能力及品质的正面评价是推荐信的核心。可以从申请人的课业掌握程度、研究完成质量、实践操作水平等方面着手来谈，但是切忌空泛，评价需要有理有据才有说服力，可以适当引入细节，让推荐信内容更详实。同时，对于推荐人的其他优秀个人素质，如领导力、团队合作能力、创造力等等，都可以根据实际情况来写。此外，也应考虑到所申请项目的差异，在写作时有所侧重，使推荐信更有针对性。
虽然是对推荐人的肯定，但是也不宜过分夸大，否则反而会失去效力。申请人在和推荐人沟通推荐信事宜时，可以和推荐人做一个详细的交流，了解推荐人对你的看法和建议，一方面可以让你的推荐信更言之有物，另一方面也更容易得到推荐人的认可，提高推荐信准备工作的效率。而推荐信的内容也需要与其他文书匹配，不要产生矛盾之处。
在以上内容完成后，可以在尾段表达一下推荐人对于申请人的支持和期许，对于所申请学校的肯定及感谢。这样一篇完整的推荐信就初步完成了，后续也要认真检查修改，确保没有错误的表达。
