留学理由书的写作一般分为三个段落。
1，第一段：申请人可以简单介绍自己，例如：我是XXXX，现在什么学校,攻读什么专业，预计XXX毕业或者是XXX年毕业于XXX学校，目前就职于XX公司，担任XX职位
2，第二段：对于在校学生或者刚刚毕业的学生来说，简单阐述一下赴日学习的准备和计划，完成学业后回国发展即可。但是对于毕业一年以上或者是有过研修史、拒签史的学生来说，要详细说明自己为什么去日本留学，结合自己的经历，或者是目前现实情况给自己的启发动力，理由要真诚可信，并且赴日要有明确目标。
3，第三段：一般阐述自己的留学计划得到了父母的支持，留学资金上可以得到保证，再表表决心结尾即可。
