看了这个!妈妈再也不担心我写的邮件了!
首页 > 顾问主页 > 看了这个!妈妈再也不担心我写的邮件了!

看了这个!妈妈再也不担心我写的邮件了!

2018-03-06...

阅读:588 收藏:0 评论:0 点赞:1

在英国的市场普及率远远低于欧洲其他国家,为啥?因为人家英国人觉得有个邮箱地址即可天下无敌。那么怎样写出让英国人都觉得漂亮的邮件呢?

没有比英国更喜欢收发邮件的国家了,家人亲人同事,私事公事无论巨细,都爱说 drop me a few lines. 国外很流行的手机聊天软件What’s Up(相当于我们的微信)在英国的市场普及率远远低于欧洲其他国家,为啥?因为人家英国人觉得有个邮箱地址即可天下无敌。那么怎样写出让英国人都觉得漂亮的邮件呢?

Principals:

写邮件基本原则:

1. Who Is Your Reader? 写给谁看?

 在写邮件前的第一件事!想想这封邮件是写给谁看的。专业的邮件一般采取中立的语气;糟糕语法或过分客气都是不可取的。请注意正式语气和非正式语气之间的区别。

Examples:

Informal– Thanks for the email. / Yes, I got your email.

Formal– Thank you for your email received15 February.

Informal– Sorry, I can’t make it.

Formal– I am afraid I will not be able toattend.

Informal– Can you…?

Formal– I was wondering if you could….?

2. Be Polite! 要有礼貌!

 你可以直截了当,但是任何时候都要保持礼貌。收到这封邮件的人可能会觉得你的直接是粗鲁的,有时甚至是冒犯的,尤其是当你用非母语写作的时候。但是通过调整你的语气和态度,你更有可能从收信人那里得到积极的回应。

Examples:

Direct– I need this in half an hour.

Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?

Direct– There will be a delay.

Indirect– I’m afraid there will be a slightdelay.

Direct– It’s a bad idea.

Indirect– To be honest, I’m not sure it would be a good idea.

千万不要学那些美国电影中的俚语行话!即使是普通的美国人,他们也不会那么说,更不用说那么傲娇的英国人了。

  

3. Be Positive! 要积极向上!

你的邮件是你为自己创造的形象。你所使用的语言文字反映了你对生活的态度,所以在选词造句式要聪明些。如果你想从邮件接收者那里得到积极的回应的话,就首先要传达积极的信息给他们。

Examples:

Positive: helpful, good question, agreed,together, useful, I’d be delighted, mutual, hope, benefit, opportunity,excited, happy…

Negative: busy, crisis, failure, forget it,I can’t, it’s impossible, waste,

hard, difficult, reject, refuse, bad, poor…

前一阵很火的那个段子是 If you want to say Thank you, don’t say Sorry. 就正是这个意思。同一个场景,可以用正负两种方法来表达,就像那个著名的半杯水。选择有正能量的那个。

4. Re-Check the Grammar 再三检查语法

给自己留些时间去检查下写好的邮件;在发送之前一定反复阅读和编辑邮件。仔细检查基本语法、拼写、大写字母、标点符号、表达和语气等。一个小小的错误都可能导致误解、尴尬、甚至冒犯。

Tips: KISS principal

Keep It Short and Simple.

 谨记KISS(保持简短)原则,使用短句子和简单句。长语句比较难懂也不好理解。永远不要先写好中文,再把内容翻译成英文发过去,这样只会导致一些不明就里的语句。

5. Make it Roll 一来一回,鼓励反馈

试着为你的邮件争取反馈,鼓励你的邮件接收者回信给你。在邮件里多问几个问题是个很好的办法,这是交流的开始。

Structure:

邮件基本结构:

1. Subject Line 邮件主题

一定要有清晰明确地总结出邮件内容的主题。如果是同一个主题,你在继续追踪回复,就不需要更改主题,直接回复并把之前所有的相关记录附上。这有助于你日后整理邮件和处理问题。

注意:把邮件抄送给你的团队其他人非常重要。中国人不太喜欢用抄送这个功能,或许更因为我们连邮件也少写,但是如果某项工作是多人都需要参与的,尤其当要涉及另外一个人加入时,把整个带有历史纪录的邮件一同抄送出去,是非常有必要的。

 

2. Appropriate Salutation 对方称呼

 邮件以对方合适的称谓开头。对方如果地位或资历较高,你可以写“亲爱的xx(全名)先生/小姐/教授/博士”。如果不是很确定的话,通常就用“亲爱的xx(名)”即可。在写下名字前要仔细检查,不要有拼写错误。不要忘了名字后面要加逗号。

3. Warm-Up 寒暄问候

接下来一般要寒暄问候或者表达感谢来暖场。如果是你给对方写的第一封邮件,不要忘记做个自我介绍。

是的,英国人非常热爱谈论天气,邮件里也不例外。说说天气作为 warm-up永远不会出错。当然,如果你们的邮件来回频率比较高,那就多想点别的有聊的,圣诞节啊,春节啊,周末啊,出去玩啊什么的,一两句就够。对方会觉得很亲切。

Example:

Dear John,

It was very niceto meet you at the XXXConference in Hong Kong last week. Greetings from frozen Beijing. I miss the warm weather we had in Hong Kong so much!

Thank you for contacting me/ providing somuch useful information /your prompt reply/getting back to me/ your feedback…

4. Email body: Get Straight to the Point 意愿清晰明了

邮件正文用来解释你写这封邮件的用意,告知对方你们共同关心事情的最新情况,陈述你先要和对方确认的信息,提出问题寻求帮助或者希望得到对方进一步解释 ……所有这些的统一要求就是要清楚明确。

Tip #1.Keep it short 短一点

Try to keep your email short. Make theparagraphs short too.

尽量使邮件简短,段落内容也要尽量短。

Tip #2. Use Numbered Points 用数字列举要点

If you’ve got several questions or pointsto make, it’s very helpful to number them. Don’t number too much however in oneemail.

如果你有几个问题或者要点要说明,用数字一条条列举出来会很有帮助。但是同一封邮件内不要列举太多项。

5. End and Your Signature 结尾及签名

Emails usually end with best wishes totheir readers. Also you can say thanks again to them.

邮件通常以祝福结尾,当然你也可以再次表达你的感谢。

Examples:

Thank you again for everything you’ve done.

Thank you for all your assistance.

Thank you a lot in advance.

Looking forward to working with you.

See you soon after Spring Festival!

See you in Zagreb!

And don’t forget your signature! Your fullChinese Pinyin name as signature is preferred in serious emails.

不要忘记你的签名!正式场合的邮件中,推荐使用你的中文全名的拼音。很多外国人现在更乐意使用对方的原本的名字,而不是他们的 western names,里面更多表示的是对对方的尊重。但是在business场合,有个能让别人瞬间识别的名字能加大被记住的可能性。


以上呢就是海老师为大家整理的写邮件注意事项,希望能够有效帮助到各位同学。在此预祝大家早日拿到offer!


2019年英国申请进行时,欢迎各位同学家长联系金吉列留学乌鲁木齐分公司。如需进一步了解,或有任何相关疑问,欢迎咨询海老师。如果您对自己是否适合英国留学还有疑虑,更欢迎来金吉列留学评估,以便给各位同学进行准确定位。在此我们祝愿广大留学生能够顺利出国深造,将来学有所成。

分享到
举报
去主页浏览TA的更多精彩内容 >>
上一篇文章: 对于英国工签,你不能不知道的事情
下一篇文章: 2018 英国留学新政策!
相关推荐