日本留学文书准备主要包括以下几类：
一、基本信息类
- 简历（履历书）：
- 个人信息：姓名、性别、出生年月日及地点、国籍、婚姻状况、现工作单位或就读学校及详细通信地址等。注意，姓名应与各类学历证明一致，如有更改姓名的情况，务必在公证时声明，并附上公证书；出生年月日应与各类学历证明一致，出生地点写明国别和省份。
- 教育背景：包括大学、硕士阶段的在读时间、所在大学的名称、专业和所获学位，参加工作后的受教育经历（主要指脱产接受专门的进修、培训或学习）。
- 专业经历：突出研究方向，担任教学工作的可列出主讲课程名称，担任研究工作的可列出参加的研究项目课题名称。
- 工作或实习经历：提交个人的工作或实习经历，有助于展现专业申请程度。
- 外语水平：注明参加考试的时间、地点及成绩，若掌握多门外语，则需一一注明语种并说明熟练程度。
- 奖励情况：包括学术奖励和非学术奖励，按重要性排序列出。
- 拟申请信息：拟申请的大学和导师的姓名（申请研究生时需要，申请语言学校则写语言学校的住址和法人姓名）；拟进行的研究方向和希望从事研究的题目（需根据国外院校的专业面和自身研究兴趣结合考虑）。
撰写简历时，应注意字迹工整、清楚，最好用电脑排版后打印。
- 推荐信：
- 推荐信是对推荐者对留学申请人“打保票”，是日本留学申请中非常重要的材料之一。推荐信正文内容一般分为三部分：
- 第一部分：介绍推荐者与被推荐者的关系。
- 第二部分：介绍学生本人的情况，主要从学习情况、学习态度、成绩、能力、研究能力，参加学校和院系的各种活动情况，以及性格、人际关系等方面介绍。
- 第三部分：为结语，表明希望推荐学生到贵校留学深造的愿望。
- 好的推荐信需要满足以下条件：
- 对申请人的研究能力及其未来性进行了具体、客观的说明。
- 对申请人的优点和缺点都进行了说明。
- 可以以理由说明申请者志愿的大学院是否申请成功。
- 注意内容不可与申请信息相悖。推荐信一般为2~3封，推荐人一般是大学导师、校长或者工作的上级领导。如果还没有确定要参加哪个学校的考试，可以让老师写一到两封推荐信用英文书写并签字或盖章。
二、个人陈述类
- 个人陈述（PS）：主要说明为什么想去日本留学、为什么选择这个学校、为什么选择这个教授，以及对未来的想法，表达出对专业的热爱。字数不用太长，600~800字即可。
- 研究计划书：关于自己将来入学后的一个研究计划，不用特别长，一般3000字左右，有的院校可能要求更多。写清自己的研究背景、研究目的、研究内容、研究方法、预期成功等即可。教授通过研究计划判断学生的研究能力，也会看跟自己的研究方向是否匹配。研究计划书是决定教授是否接收的重要文书材料。
- 套磁信：介绍学历背景、为何选择日本留学及研究主题。撰写时注意以下几点：
- 突出个性：用故事形式描述独特经历和观点，避免千篇一律。
- 具体化：提供具体事例支持，如实际项目经验或研究成果。
- 目标明确：围绕留学目的展开，体现专业知识储备和未来研究方向。
- 简洁明了：避免复杂句式和生僻词汇，确保教授轻松理解。
- 逻辑清晰：采用清晰段落结构，如开头提出观点，中间用事例阐述，结尾总结升华。
三、其他证明文件
- 毕业证明：用于研究生入学、修士入学以及某些奖学金申请。如果在毕业前就开始申请日本学校，需要开具预计毕业证明，证明将在特定时间获得毕业证。
- 学位证明：与毕业证明类似，用于研究生入学和奖学金申请。
- 成绩单：大学完整版成绩单，包括最终的论文或毕业设计成绩，并翻译成英语或日语。
- 外语成绩单：托福、托业、雅思等英语考试成绩原件，以及日语能力考试的成绩原件，用于申请学校考试和奖学金。
