撰写日本留学理由书时，可以按照以下结构和内容来组织：
- 到日本留学的动机
比如写你一直都对日本的文化、语言感兴趣，向往日本留学；在多年的学习和工作中磨练自己的意志，觉得留学时机已经成熟；在职工作中发现自己水平（日语方面、业务方面）的不足，欲进修的欲望更加强烈；得到日本友人的鼓励，留学决心更加坚定。
2.日本留学的目的
要表达自己一直以来对日语学习的热爱。经过自己的努力，日语水平已经达到何种水平；在自己现有的水平之上进一步提高日语水平，弥补在与日本人交流时的不足；学习日本先进的科学技术知识（结合将来欲进学的学科），为将来的工作打好基础；了解日本的文化，为中日友好事业尽自己的一份力量。
3.日本留学进学后的愿望
目前从事何种工作、发现自己在哪方面的不足，所以希望语言学校后进入大学(院)进修何种学科；希望进入何种水平的大学（举出学校的具体名称）。为了考上这样的大学，在语言学校学习的过程中还要注意那些科目的学习（文化课方面，如数学、英语等，或专业课知识）。
4.日本留学毕业后的打算
大学毕业后希望回国从事与自己所学专业有关的工作。为了活用自己的日语知识，欲找日企就职。回国工作的同时传播日本的文化，为中日友好做贡献。或者，毕业后想在日本就职一、二年，体验一下日本公司的工作环境，更进一步了解日本社会，锻炼自己的工作经历。然后再回国发展，传播日本的文化，为中日友好做贡献。
5.日本留学的经费来源
几年来工作的积蓄。在职证明书、年收证明书，父母亲属的支持。亲属关系证明和公证书、在职证明书、年收证明书，提供上述证明后金额还是过大，说明剩余金额的来源。
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