01 用合适的邮箱地址 Addresses
不要用昵称，或者开玩笑的邮箱地址，如果你的邮箱地址不正式，没有人会仔细看你的邮件！最好用自己的英文名，加一些连宇符，符号等等。如果你想联系你的老师，最好用学校的邮箱，不要用私人邮箱。教授可能不会打开一封私人邮箱发来的邮件。
02主题突出 Subject
内容不要太多，只需要强调重点就可以了，最好是能让收件人一眼就注意到，或者容易记住的那种；收件人可能一天会收到很多邮件，主题越突出，越具体，也就越容易被注意到。主题栏要紧扣主题。在主题栏只需要对这封邮件有一个简要的解释，千万不要包含一些要求，比如说“紧急请求一一请立即回复”，否则你的邮件可能会直接被放进垃圾箱。
03 注意称呼 Name
称呼收件人的名宇，或者用这个人的头街（Mr.Mrs. Ms. or Dr） 加上姓氏也可以，后面加逗号或冒号;一般以Dear..开头 （Hello也可以接受），用姓氏称呼更正式。如果你不知道或不确定收件人的姓名（最好查清楚），可以用"Dear Sir/Madam'代替。
04 必要时请在第一段介绍自己 Introduction
正文开口，首先说明一下，你是谁，你写信的目的，你如何找到邮箱地址，例如：
My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.
My name is Arlene Rivers. I am writing about the traffic citation I received on December 31.I obtained your Email address from the Westchester County Clerk website.
05 写正文 Main
写正文时，不要有太多废话；邮件最好不要超过5段，每段最好不要超过5句；每行之前可以加个分隔线，不用开头缩进。国外的文化和宗教略有不同。建议不要在邮件正文谈论宗教话题或者政治观点，因为你永远不知道这些是否会冒犯你的教授。
06 结束语 End
这个取決于你和收件人的关系，像是：Yours sincerely, / Yours cordially, / Respectfully,/ Best, / Your student… 每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以"Best Wishes 或Kind Regards"来结尾。然后签上你的全名，而不是什么昵称。
07签名 Signature
如果你有职业名称，也要包含在你的名宇中，或者把公司名称/网站附上，如果没职业名称，也可以把自己的网站/博客附上，如果是求职类型的，就附上工作相关的就可以了。
08 检查内容 Proof-reading
写完，再检查一遍，重要信息都正确，并且没有遗漏。切记邮件是有永久性的。一旦发出就收不回来了。所以大家在写邮件的时候一定仔细检查措辞和内容，避免导师收到你的错误信息。如果你的邮箱不提供语法拼写检查，把内容复制到word里面检查一遍，以免有低级错误
